مطمئنا شما هم به این فکر کرده‌اید که روابط عمومی شرکت‌ها، سازمان‌ها و افراد موفق ارتباطات خود را چگونه مدیریت کرده‌اند که همیشه در مرکز توجه مخاطبان قرار دارند؟ یا چرا همه‌ی برندها و شرکت‌ها نمی‌توانند به این شهرت و اعتبار برسند؟ در دنیای پر از رقابت امروز، چگونه می‌توان متمایز از سایرین باشیم و جا پای برندهای معروف بگذاریم؟ یک روابط عمومی حرفه‌ای یکی از مهم‌ترین عوامل پیشرفت و موفقیت برند است. و یک استراتژی روابط عمومی خوب سریع‌ترین راه برای رسیدن به شهرت برند است.
استراتژی روابط عمومی چیست؟
استراتژی روابط عمومی مانند نقشه‌ی راهی است که به شما کمک می‌کند در ذهن مخاطبان تصویر خوبی از برند خود بسازید، روابط مثبتی ایجاد کنید و به این ترتیب شهرت و اعتبار برند خود را بالا ببرید و البته آن را حفظ کنید. هر سازمان یا شرکت رویکردی برای ارتباط با مخاطبان خود مانند مشتریان، کارمندان، سهام‌داران، رسانه‌ها و عموم مردم در پیش می‌گیرد. این رویکرد شامل تعیین اهداف، پیام‌های اصلی، برنامه‌های آینده و راهکارهای ارتباطی است که برای تاثیرگذاری بهتر مورد استفاده قرار می‌گیرد و کمک می‌کند ارتباط با مخاطبین کارآمد و هدفمند باشد.
چرا استراتژی روابط عمومی مهم است؟
پاسخ ساده است. با داشتن یک استراتژی روابط عمومی کنترل امور در برابر رسانه‌ها و مردم در دست شماست. استراتژی روابط عمومی به شما کمک می‌کند که به جای ایستادن در حاشیه، در مرکز قرار بگیرید. همیشه امکان اینکه رسانه‌ها خبرهای مربوط به شما را کار کنند یا مردم در مورد شما صحبت کنند وجود دارد، اما یک روابط عمومی خوب منتظر نمی‌ماند؛ بلکه همیشه برنامه دارد تا از فرصت‌های موجود استفاده کند.
در دنیای رقابتی امروز و با وجود داده‌های فراوان برقراری یک ارتباط معنادار با مخاطبان برای بقای هر برند ضروری است. چه زمانی که برند شما می‌خواهد یک محصول جدید را معرفی کنید چه زمانی که درگیر یک بحران شده‌اید، یک استراتژی روابط عمومی خوب به شما کمک می‌کند تا به جای هدر دادن زمان، بهترین واکنش در بهترین زمان برای بهترین دستاورد را داشته باشید.
عناصر استراتژی روابط عمومی
هدف‌گذاری: برای یک استراتژی موفق نیاز دارید تا هدف خود را به صورت روشن تعین کنید. اینکه برند چه چیزی از روابط عمومی می‌خواهد مانند یک دستورالعمل برای استراتژی شما عمل می‌کند. اهداف ممکن است متفاوت باشند و برای هر کدام باید استراتژی جداگانه‌ای داشت. این اهداف می‌توانند شامل افزایش شناخت برند، افزایش رضایت مشتریان، افزایش رضایت کارمندان، مدیریت شایعات(قبل از اینکه تبدیل به یک بحران شوند)، شفافیت و کنترل بحران باشند. فرض کنید با یک روزنامه‌نگار کار می‌کنید.
برخی از سوالاتی که در استراتژی روابط عمومی باید برای آن‌ها پاسخ قابل قبولی داشته باشید این است که دلیل ارتباط با این روزنامه‌نگار خاص چیست؟ در چه نشریه‌ای کار می‌کند؟ چه ارزشی برای شرکت یا سازمان شما دارد؟ می‌خواهید چه محتوایی در مورد شما برای مخاطبینش منتشر کند؟ چه کمکی به شما برای پیشبرد اهدافتان می‌کند؟
شناسایی مخاطب: شناخت مخاطب هدف در استراتژی روابط عمومی اساسی است. چرا که موفقیت ارتباطات شما به درک درست از مخاطب باز می‌گردد. باید بدانید که جامعه‌ای که مخاطبین شما هستند در چه رده سنی هستند، چه جنسیتی را پوشش می‌دهند، نیازها و علایق آن‌ها را بشناسید و بر همین اساس استراتژی روابط عمومی خود را بچینید. مشتریان فعلی خود را آنالیز کنید و بازارهای هدف را نشانه بگیرید. اینکه مخاطبین شما بیشتر در کدام رسانه فعالیت می‌کنند را پیدا کنید. واکنش‌های مخاطبین خود را رصد کنید تا به درک درستی از آن‌ها برسید. تمام این کارها به شما کمک می‌کند تا استراتژی خود را بر اساس نیاز و علایق و نگرانی‌های مخاطب پیش ببرید و ارتباط موثرتری داشته باشید.
داستان‌پردازی: اهمیت داستان‌پردازی در استراتژی روابط عمومی از آن جهت است که قدرت بیشتری برای انتقال ایده‌ها، ارزش‌ها و اهداف سازمان به مخاطبان دارد. در واقع ارتباط عمیق‌تری بین سازمان و مخاطبان به وجود می‌آورد. برای اینکه داستان شما تاثیر خوبی روی مخاطب بگذارد باید به درک خوبی از او و نیازهایش رسیده باشید.
همچنین یک ایده‌ی اصلی باید برای داستان خود در نظر داشته باشید تا در ذهن مخاطبان باقی بماند. ساختار داستان مانند معرفی، بدنه، نقطه اوج و نتیجه‌گیری را رعایت کنید و از واژگانی استفاده کنید که برای مخاطب قابل لمس باشد. پیام داستان باید ارزش‌ها و اهداف سازمان را به مخاطب نشان بدهد و بین مخاطب و سازمان ارتباط ایجاد کند. استفاده از نمونه‌ها و مثال‌های واقعی کمک می‌کند تا قدرت داستان افزایش پیدا کند.
یکی از مثال‌های معروف داستان‌سرایی برای برند نایک است که ارتباط عمیقی با مخاطبان خود ایجاد کرده است. داستان “Just Do It” از ابتدای سال ۱۹۸۰ توسط این برند منتشر شد و به شکلی ساده و عمیق این پیام را به مخاطبان می‌دهد که هر کسی با اراده‌‌ی قوی به هدفش برسد. داستان با نشان دادن ورزشکارانی که با وجود مشکلاتی که داشته‌اند با تلاش خود به موفقیت رسیده‌اند برای بسیاری از مردم الهام بخش است. ارتباط این افراد معروف و ورزشکاران با برند نایک به برجسته‌سازی ارزش‌های برند و رسیدن به اهدافش کمک شایانی کرده است.
روابط رسانه‌ای: ایجاد ارتباط موثر با رسانه‌ها یکی از عناصر کلیدی استراتژی روابط عمومی است. این روابط امکان اینکه پیام‌های سازمان درست و به موقع به دست عده‌ی زیادی از مخاطبان برسد را فراهم می‌سازد. رسانه‌‌هایی را انتخاب کنید که مخاطبین هدف شما را داشته باشند. حتما با روزنامه‌نگارها، خبرنگارها و اصحاب رسانه ارتباط مستقیم برقرار کنید. با برگزاری نمایشگاه، کنفرانس، نشست‌های خبری و ارائه‌ی داستان‌های جالب محتوای خبری مناسبی برای رسانه‌ها تولید کنید. ارتباط مداوم با رسانه‌ها و آگاه کردن آن‌ها از اخبار و اوضاع سازمان باعث می‌شود آن‌ها همیشه حواسشان به شما باشد و در صورت نیاز بتوانید واکنش به موقعی در رسانه‌ها داشته باشید.
تولید محتوا: محتوای جذاب و قوی می‌تواند در ارتباط موثر با مخاطبان، جلب توجه آن‌ها و افزایش شناخت برند موثر باشد. محتوا می‌تواند شامل مقاله، ویدیو، تصویر و غیره باشد. تنوع در محتوا مخاطب را جذب می‌کند. محتوایی که منتشر می‌کنید باید برای مخاطب ارزش افزوده‌ای داشته باشد، فراموش نکنید که کار شما تبلیغ مستقیم نیست. از محتواهایی استفاده کنید که در کنار پیش بردن ارزش‌ها و اهداف سازمان، شامل نکات و راهنماهایی باشد که مخاطب با آن مشکل دارد و اطلاعات مفیدی به او می‌دهد. محتوایی که تولید می‌کنید را شخصی سازی کنید تا نمایانگر صدا و هویت برند شما باشد.
مدیریت بحران: وقوع بحران برای هر سازمانی ممکن است اتفاق بیفتد. اگر از قبل برای آن برنامه‌ریزی نکرده باشید و استراتژی نداشته باشید فرصت واکنش به موقع را از دست خواهید داد. سناریوهای مختلف وقوع بحران را پیش‌بینی کنید و برای هر کدام برنامه داشته باشید. ارتباط فوری و صادقانه با رسانه‌ها و مخاطبان اهمیت زیادی در حفط اعتماد دارد. رصد شبکه‌های اجتماعی و مدیریت آن‌ها از الویت‌های مهم کنترل بحران است. زیرا شبکه‌های اجتماعی در سریع‌ترین زمان اطلاعات را منتشر می‌کنند و باعث تشدید بحران می‌شوند. بعد از کنترل بحران باید برنامه‌ی منسجمی برای بازنگری و بهبود اعتماد عمومی داشته باشید. برگزاری برنامه‌های تمرینی برای پرسنل و ارائه‌ی آموزش‌های مداوم، آمادگی آن‌ها برای مواجهه با بحران را افزایش می‌دهد.
استفاده از پلتفرم‌های دیجیتال: با پیشرفت تکنولوژی و غلبه‌ی پلتفرم‌های دیجیتال بر زندگی مردم، استفاده از این پلتفرم‌ها برای روابط عمومی به عنوان یک ابزار قدرتمند برای ارتباط با مخاطب و تاثیرگذاری بر افزایش شهرت برند به حساب می‌آید. در سال ۲۰۲۳ استفاده از پلتفرم‌های دیجیتال به عنوان یکی از عناصر کلیدی استراتژی روابط عمومی مطرح شد تا بتوانید بهتر با مخاطبان ارتباط بگیرید و تاثیرگذاری بیشتری داشته باشید.
حضور در شبکه‌های اجتماعی مانند توییتر، اینستاگرم، لینکدین و دیگر شبکه‌های اجتماعی مشابه، امکان برقراری مستقیم با مخاطب را فراهم می‌کند. ایجاد یک وبسایت متناسب با اهداف سازمان، بستر مناسبی برای ارائه‌ی اطلاعات دقیق و کامل از برند به شما می‌دهد. شما می‌توانید با استفاده تولید محتوای چند رسانه‌ای مخاطب را جذب کنید و یا با استفاده از بازاریابی محتوا در افزایش شناخت برند موفق باشید. استفاده هوشمندانه از این پلتفرم‌ها به شما در افزایش شهرت برند و ایجاد تاثیر قابل توجه در جامعه کمک می‌کند.
مراحل ایجاد استراتژی روابط عمومی
تحلیل و ارزیابی وضعیت فعلی: باید به صورت دقیق وضعیتی که در در حال حاضر سازمان شما در آن قرار دارد را بررسی کنید و نقاط قوت و ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها را بشناسید. رقبای خود را پیدا کنید و موقعیت خودتان در بازار را مشخص کنید. این نکات پایه‌ی تدوین استراتژی روابط عمومی شما خواهند بود.
تعیین اهداف و شاخص‌های عملکرد: اهداف خود را مشخص کنید. اهداف باید شفاف و قابل اندازه‌گیری باشند تا با استفاده از شاخص‌های عملکرد بتوانید پیشرفت خود را بسنجید. این اهداف باید قابل دسترسی و مطابق با نیاز سازمان باشند.
شناسایی مخاطب: استراتژی شما بر اساس نوع مخاطبی که دارید ممکن است متفاوت باشد. مخاطبین شما می‌توانند طیف گسترده‌ای از سرمایه‌گذاران، رسانه‌ها، مشتریان فعلی، عموم مردم و غیره باشند. اطلاعات دقیقی از مخاطبین خود داشته باشید و نیاز آن‌ها و اینکه می‌خواهند چه چیزی از شما بشوند را مد نظر قرار دهید.
سفارشی‌سازی استراتژی برای پلتفرم‌های مختلف: بسته به اینکه می‌خواهید در چه پلتفرمی استراتژی خود را پیاده‌سازی کنید، باید رویکرد متفاوتی اتخاذ کنید. به این ترتیب می‌توانید تعامل سازنده‌تری داشته باشید.
تدوین استراتژی: بر اساس ارزیابی‌ای که انجام دادید و اهدافی که تعیین کردید، حالا وقت آن رسیده که رویکرد خود را انتخاب کنید. این مرحله شامل تمام کارهایی است که باید انجام دهید. طراحی محتوا، انتخاب کانال‌های مناسب، زمان‌بندی، تخصیص بودجه، تعیین معیارهای اندازه‌گیری عملکرد، نیروی انسانی لازم و همه و همه را تدوین کنید و سپس شروع کنید.
اجرا و نظارت بر استراتژی روابط عمومی
تعیین مسئولیت‌ها و وظایف: وظایف و مسئولیت‌های هر کدام از افرادی که برای انجام این استراتژی انتخاب کرده‌اید را مشخص کنید.
برنامه‌ریزی و زمان‌بندی: فازهای مختلف استراتژی خود را مشخص کنید و یک زمان‌بندی دقیق برای انجام هر مرحله از استراتژی خود داشته باشید.
ارتباط و هماهنگی مداوم: اعضای تیم باید به صورت مداوم با هم ارتباط داشته باشند تا اطلاعات به صورت دقیق به همه منتقل شود و با هم هماهنگ باشید.
مدیریت منابع: مطمئن شوید که تمام منابع شما از نیروی انسانی گرفته تا بودجه و زمان به صورت هوشمندانه و دقیق انتخاب شده است.
پیاده‌سازی برنامه: تمام برنامه‌هایی که پیش از این تدوین کرده‌اید را انجام دهید و اطمینان حاصل کنید که تمام کارها به درستی و منطبق با استراتژی روابط عمومی شما پیش می‌رود.
نظارت و ارزیابی مداوم: نظارت مداوم باعث می‌شود که شما بتوانید در هر لحظه استراتژی خود را با اهداف خود هماهنگ کنید و مطابق با نیاز بازار رفتار کنید. شبکه‌های اجتماعی را به صورت روزانه رصد کنید و بازخورد مخاطبین خود را آنالیز کنید. عملکرد استراتژی روابط عمومی خود را بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد(KPI) بسنجید و پیشرفت آن را دنبال کنید..
تصحیح و بهبود مداوم: با توجه به پویایی دنیای فناوری و به خصوص شبکه‌های اجتماعی، استراتژی روابط عمومی شما باید انعطاف‌پذیری این را داشته باشد که بر اساس ارزیابی‌ها و بازخورد‌هایی که می‌گیرید توانایی تغییر داشته باشد و به سمت بهتر شدن پیش برود.
در دنیای پر سرعت امروز، استراتژی‌های روابط عمومی از اهمیت چشمگیری برخوردارند. این استراتژی‌ها نه تنها نقش محوری در ساخت و تقویت ارتباطات با مخاطبان دارند بلکه قدرتی عظیم در شکل‌دهی به تصویر و شهرت برند نیز دارند. از طریق درک عمیق از نیازها و ترجیحات مخاطبان، بهره‌گیری از ابزارهای دیجیتال و ایجاد داستان‌های جذاب، برندها می‌توانند در مسیری پر از چالش به پیشرفت بیشتری دست پیدا کنند و از رقیبان خود پیشی بگیرند.
خواندن این مقاله را نیز پیشنهاد می کنیم:
تدوین یک برنامه ارتباطی برای روابط عمومی